פרודוקטיביות בעבודה: איך עושים פחות ומשיגים יותר, ולמה לעבוד מהר יותר לא עוזר

פרודוקטיביות בעבודה מתחילה בשאלה אחת, והיא לא ״איך אני מספיק יותר״. היא ״מה התוצר״. מה הדבר שאמור להיות לי ביד בסוף היום, בסוף השבוע, בסוף הפרויקט, כזה שברגע שיש אותו אני יכול לעבור לרמה הבאה. מי שעונה על השאלה הזאת לפני שהוא פותח את רשימת המשימות עושה פחות ומשיג יותר. מי שלא, עובד קשה ומרגיש עסוק.

זה נשמע כמו סמנטיקה. זה לא. זה הבדל בין שתי צורות חשיבה, ורוב האנשים תקועים בצורה השגויה.

חשיבה של עשייה מול חשיבה של תוצאה

כשאני מדבר על פרודוקטיביות, אני לא מדבר על ניהול זמן. אני מדבר על משהו שמתחיל בגישה בראש, ואחר כך מגיע גם לשטח. רוב האנשים שמציבים לעצמם משימה או פרויקט שואלים: איך אני עושה כמה שיותר לכיוון המטרה? זו שאלה של יעילות. איך אני כותב כמה שיותר מהמערך. איך אני עונה לכמה שיותר לקוחות. איך אני סוגר כמה שיותר משימות.

חשיבה פרודוקטיבית שואלת שאלה אחרת: מה הפרודקט, הדבר שבסוף אמור לצאת, שברגע שיש לי אותו אני מתקדם? ואז: מהן הפעולות הספציפיות שיביאו את התוצאה הגדולה ביותר? לא הכי הרבה פעולות. הפעולות שמייצרות הכי הרבה.

הרחבתי על ההגדרה במאמר מה זה פרודוקטיבי: פרודוקטיביות היא היכולת ליצור הרבה תוצאות בעזרת מעט פעולות. יעילות היא היכולת לעשות הרבה פעולות במעט זמן. יעילות מובילה לעשייה. פרודוקטיביות מובילה להצלחה. ואפשר להיות יעיל מאוד ולא פרודוקטיבי בכלל.

למה עומס לא נפתר בלעבוד מהר יותר

כשאנחנו מרגישים עסוקים מאוד, הפתרון האינסטינקטיבי הוא לעבוד מהר יותר. עוד שעה, עוד כלי, עוד אפליקציה. אני חושב שזו הטעות הגדולה של עולם הפרודוקטיביות. עומס הוא כמעט תמיד סימן שאנחנו עושים יותר מדי דברים שלא מייצרים תוצאה, לא סימן שחסרה לנו מהירות. אם תעבדו מהר יותר על הדברים הלא נכונים, תספיקו יותר דברים לא נכונים.

יש לזה גם צד רגשי. בליווי העסקי שלי אני רואה שוב ושוב בעלי עסקים שהעסק שלהם גדל מהר, ההכנסות מתחלקות לתשלומים, והתחושה היא שהכל גדול מדי. ואז מגיעה השאלה הגדולה: לבנות ארגון או להישאר לבד? השאלה לגיטימית. הבעיה היא מאיפה שואלים אותה. אסור לשאול שאלה כזאת מתוך לחץ, קורבנות ותחושת חוסר אונים. מתוך לחץ מחליטים רע. קודם מזכירים לעצמנו שהכל אצלנו, שאפשר גם לא לעשות את הקמפיין הבא, ורק אז מחליטים.

השאלה שחותכת את היום

במשך שנים לימדתי בסדנאות שנקראו ״מבחן התוצאה״ שאלה אחת, פשוטה בטירוף ועוצמתית בטירוף:

מהם הדברים הבודדים שחייבים לקרות כדי להפיק את התוצאה?

או בניסוח ההפוך: מהם הדברים שבלעדיהם אין סיכוי להגשים את המטרה? ברגע שיש את הרשימה המינימליסטית הזאת, אפשר לוודא בצורה פשוטה, ובדרך כלל לא מלחיצה, שאנחנו משיגים את המטרות. כל השאר הוא תוספת. אם בא לנו להוסיף את היצירתיות שלנו לפרויקט, בכיף. רק שזה יהיה תוספת מהנה, לא הכרח.

הטעות הנפוצה כאן היא להגדיר את העיקר לפי מה שלוחץ. הדברים שאנחנו מחויבים בהם מול אחרים, שאם לא נעשה אותם נחווה כאב. זו לא הבחנה בין עיקר לטפל, זו הבחנה בין דחוף ללא דחוף, והיא מייצרת ימים עמוסים בלי תוצאות. כתבתי על זה במאמר עיקר וטפל.

איזו פעולה מקדמת איזו מטרה

תרגיל שאני נותן בליווי, ושמתאים לכל מי שיש לו יותר ממטרה אחת בעבודה: לפני כל פעולה, לשאול איזה יעד היא מקדמת. משתתפת שעבדה גם עם הורים, גם עם צוותי חינוך וגם עם בני נוער, רצתה לתעדף. אמרתי לה שאת המוצרים היא לא צריכה לשבור, אין בעיה שיש לה כמה. אבל ברמת הפעולות, כל פעולה מקדמת יעד אחד. פנייה למרכזים קהילתיים תביא הורים, לא ילדים. הגשה לגוף חינוכי תביא צוותים, לא הורים. ברגע שרואים את זה, מחליטים מה מקדמים, ומפסיקים לעשות פעולות שמקדמות מטרה שלא בחרנו.

מה מוציאים מהיום, גם אם אתם שכירים

לעצמאים זה ברור: שעה שלי מייצרת יותר כסף מארבע שעות של מישהו שמבשל או מנקה. אז במקום לעמוד ארבע שעות לבשל לכל השבוע, אני עובד שעה, ומישהו אחר מבשל. הרווחתי שלוש שעות פער, לפחות. הייתה תקופה שלא אני ולא אשתי רצינו לבשל, אז מישהו בישל לנו. אם אתם אוהבים לבשל, אני לא אקח לכם את הכיף. אם לא, למה אתם עושים את זה?

לשכירים הכסף פחות נזיל, אבל העיקרון זהה. יש מיליון דברים ביום שלנו שאם לא נעשה אותם, ייפתחו שעות. הדוגמה הכי פשוטה: ארבע שעות של טלוויזיה בערב כדי להתנתק ולברוח הן ארבע שעות ריקות. לא אמרתי לבטל אותן. אמרתי לדעת שהן שם, ולבחור.

המדד: כסף הוא לא המדד היחיד

בעסק המדד הברור הוא כסף. אבל כמעט לכל תפקיד אפשר להגדיר מדד תוצאה שהוא לא ״כמה עשיתי״. כמה לקוחות סגרו. כמה זמן עבר מפנייה לפתרון. כמה החלטות התקבלו בפגישה ולא נדחו. מי שלא מגדיר מדד תוצאה חוזר אוטומטית למדוד שעות ומשימות, כי אלה המספרים היחידים שיש לו.

פרודוקטיביות היא גם עניין של אושר

כשמציבים מטרה ומשיגים אותה, זה מרגיש נהדר לכמה דקות או ימים. כדי להיות מאושרים באופן עקבי צריך לעשות כל הזמן דברים שלדעתנו חשובים. מיקוד בתוצר שם את העשייה בלב מה שחשוב, ולכן הוא מייצר תחושת משמעות בלי לרדוף אחריה. אנשים עסוקים שמרגישים ריקים בסוף היום לא עבדו מעט. הם עבדו הרבה על דברים שלא היו העיקר.

לסיכום

פרודוקטיביות בעבודה היא לא לעשות יותר ולא לעשות מהר יותר. היא להגדיר את התוצר, לשאול מהם הדברים הבודדים שחייבים לקרות כדי שיהיה, לוודא שכל פעולה מקדמת את המטרה שבחרתם, ולהוציא מהיום את מה ששעה שלכם שווה בו יותר. ולא להחליט כלום מתוך לחץ.

רוצה להעמיק?

בניתי קורס מבוא לפסיכולוגיה שפתוח לכולם ללא עלות, על איך המוח שלנו עובד, למה אנחנו מרגישים מה שאנחנו מרגישים, ומה בעצם אפשר לעשות עם זה.

לצפייה בקורס מבוא לפסיכולוגיה