אני באמת כבר לא בטוח האם זה העולם התחרותי בו אנו חיים או הטבע האנושי שגורם לנו כל הזמן לרצות עוד.
בין אם זה לרצות יותר תוצאות חומריות בחיים שלנו, לרצות להספיק יותר או לרצות לסיים את המשימות שלנו במהירות וביעילות המירבית על מנת לייצר זמן פנוי, כולנו היום מבינים ששיפור היעילות שלנו הוא תהליך הכרחי.
היום אני אתן לכם 5 טיפים לשיפור קל ומהיר של האפקטיביות שלכם!
טיפ #1: תמיד תדעו מה אתם עושים
אם אני שואל אתכם: ״מה אתם עושים?״ והתשובה האמיתית שלכם היא ״עובדים״ – אתם יכולים לשפר את רמת היעילות שלכם בקלי קלות.
חשוב שיהיו לנו משימות ברורות וממוקדות מול העיניים, שנדע בדיוק מה אנחנו אמורים לעשות. במצב שבו אנחנו ״עובדים״ נמצא שאנחנו משקיעים שעות רבות בדברים שהם הרבה פחות יעילים כמו בדיקת מיילים ושלל התראות – פשוט כי זה קופץ לנו ומקפיץ לנו את תשומת הלב.
ברגע שיהיו לכם זמנים מוגדרים להתראות וזמנים מוגדרים לסוגים שונים של עבודה, זמן המענה להתראות יירד פלאים מהסיבה הפשוטה שרצפי העבודה שלכם לא יקטעו וזה יאפשר לכם לעבור ברצף ובאפקטיביות גם בעבודה האישית שלכם וגם במענה לאנשים.
טיפ #2: שימו את ההפסקות שלכם בלו״ז
דבר נוסף שהוא נזק משמעותי לאפקטיביות שלנו הן ההפסקות שאנחנו לוקחים. רוב האנשים עושים טעות משמעותית ולא שמים את ההפסקות או את המנוחות שלהם בסדר היום, דבר שגורר אחד משני דברים: או שחיקה מטורפת של הגוף והמיינד, דבר שמוביל בסופו של דבר לחוסר אפקטיביות קיצוני או פשוט עודף הפסקות בזמנים לא מתאימים.
תכננו את ההפסקות שלכם ותעשו קצת ניסוי וטעיה לגבי זה, אני מכיר אנשים שמתאים להם לעשות 5-10 דק הפסקה כל שעה ויש כאלה שעושים כל שעתיים.
אני אישית מתכנן את ההפסקות שלי בתלות באופי המשימה, במשימות מסויימות הפסקה כל חצי שעה ובאחרות אחת לשעתיים וחצי.
טיפ #3: טלפונים? על שקט! פייסבוק / מייל? לסגור!
זה אחד שהוא די מובן מאליו, אל תתנו לפיתויים האלה להרוס לכם את רצף העבודה. אלא עם מהות העבודה שלכם היא שירות לקוחות או שכרגע אתם עושים מכירות אין שום בעיה שהסמארטפון יהיה נגיש אליכם רק פעם בשעה – אחת כמה וכמה כשמדובר על הודעות.
אני באופן אישי ממליץ ליצור ״פרופיל״ סאונד בטלפון שבו רק שיחות מצלצלות וכל שאר ההתראות מושתקות.
טיפ #4: דעו מה לעשות בקבוצה (ואיך) ומה לעשות לבד
לאנשים שונים יש העדפות שונות לגבי עבודה בצוות ועבודה לבד. עם זאת, ההעדפה הנוכחית שלכם אינה בהכרח הדרך הנכונה ביותר עבורכם להתנהל.
תשקלו שאין דבר כזה ״אדם שצריך לעבוד לבד״ או ״אדם שצריך לעבוד עם אנשים״ – ישנן משימות שבהן צריך לעבוד יחד כי זה הרבה יותר יעיל ובמשימות אחרות זה פשוט בזבוז זמן מדהים.
את רב ההתכתבויות לדעתי אפשר להעביר במייל, אבל ברגע שיש אי-הבנה, כמעט תמיד עדיף להסדיר את זה בשיחת טלפון (מיידית!)
טיפ #5: שימו לב מה אתם מכניסים לגוף שלכם
זה נכון באופן כללי בחיים אבל בימים שהם ה״money time״ שלנו – זה הופך להיות נכון במיוחד. שימו לב איך אתם מרגישים אחרי ארוחה כבדה במיוחד או אחרי ששתיתם משהו כבד.
כמובן שזה אפשרי לעבוד באפקטיביות גם כשעייפים אבל זה פשוט הרבה יותר קשה ואת המשאבים שנצטרך בשביל להרים לעצמנו את האנרגיות – אנחנו יכולים לנצל בצורות הרבה יותר טובות.
שימו לב שאתם אוכלים הרבה ירקות, במיוחד טריים. שימו לב שאתם שותים הרבה מים. זה הבסיס.