פרק 103: טכניקות לניהול זמן

הדבר שהוא ביי פאר, כלומר בהרבה הכי יקר שיש לנו בחיים שלנו, זה הזמן שלנו. אי אפשר באמת לנהל את הזמן, אי אפשר באמת לחסוך זמן, זה לא כסף, זה לא משהו שהוא משאב שניתן לנהל אותו, כי הוא פשוט עובר כל הזמן, אבל אפשר להשתמש בו בצורה חכמה יותר, אפשר לנצל יותר ממנו, אפשר למצות ממנו יותר, ובתכלס למצות את הזמן שלנו, זה למצות את החיים שלנו. לפני כמה שבועות או חודשים העליתי פרק שנקרא איך לחסוך עשר שעות בשבוע בלי לבטל את הנטפליקס, כן וודאי להמשיך את הנטפליקס, ושם יש עקרונות מדהימים לניהול זמן, עקרונות שיכולות לחסוך לכם מלא מלא מלא זמן, אבל בפרק של היום אני רוצה לתת לכם שש כלים סופר פרקטי, ממש טכניקות, טכניקות פשוטות, ברורות ומעשיות שיעזרו לכם להוציא הרבה יותר מהזמן שלכם, ואז כמובן שישאר לכם גם יותר זמן לדברים אחרים אם אתם רוצים. הדגש הכי גדול לאיך לוודא שיש לכם יותר זמן פנוי הוא דווקא בפרק איך לחסוך עשר שעות בשבוע, ופחות בפרק הזה, למרות שגם בפרק הזה כמובן ידבר על הנושא הזה, אז ככה אני מאחל לכם, לעצמנו, לכולנו, המון המון המון בהצלחה לגבי שש טכניקות סופר סופר סופר משמעותיות, והטכניקה האחרונה מבין השש זה באמת ככה טכניקה משמעותית שלא מספיק מדברים עליה לדעתי, ואולי אפילו היא תהיה משהו שהוא ממש פורץ דרך עבור חלקכם. אז בואו נתחיל מהטכניקה הראשונה, הטכניקה הראשונה שלנו נקראת באטשינג, אגב אני רק אגיד יש פה שש טכניקות בפרק אחד, אז יכול מאוד להיות שחלקכם מכירים חלק מהטכניקות, אז גם אם אתם מכירים זה אחלה הזדמנות לשמוע את זה עוד הפעם, לחדד את זה עוד הפעם, לחשוב איפה אולי אני לא משתמש בזה ואני יכול להשתמש ברמה יותר טובה, באופן יותר טוב, ואז להפוך את עצמנו ליעילים עוד יותר, לחסוך יותר זמן, לנהל את הזמן שלנו יותר טוב וכן הלאה. אז, באטשינג. מה זה באטשינג? באטשינג זה בעצם לקחת משימות דומות, ואני אגיד מה זה אומר משימות דומות, ולשים אותן ביחד. זאת אומרת במקום שהמשימות היו מפוזרות לנו במהלך היום, במהלך השבוע וכן הלאה, אנחנו מרכזים אותן לפעם אחת, פעמיים מרוכזות, ואז בעצם ככה אנחנו חוסכים המון המון זמן. אז קודם כל, למה באטשינג? או מה זה משימות דומות? משימות דומות יכול להיות משימות שהן ממש אותה משימה שחוזרת על עצמה, למשל לענות לאימיילים, לענות לוואטסאפים, כן? זה יכול להיות להכין תוכן, לצלם סרטונים, להקליט פודקאסטים, כן? עכשיו זה הפודקאסט השלישי ברצף שאני מקליט, ואז הפודקאסטים האלה יעלו אחר כך. לפעמים אני מקליט אחד אחד, אבל שוב, מינה סתם הרבה יותר יעיל להקליט מספר פודקאסטים ברצף, בין אם זה שוב גם דברים אחרים שקשורים לכתיבה, כמעט כל משימה. אם אני לוקח משימות דומות ועושה אותן אחת אחרי השנייה, אלא אם כן כבר כאילו כמו שמאור אותי, אוקיי? אני הרבה הרבה יותר יעיל כשאני עושה אותן מיד אחת אחרי השנייה. מעבר לזה, יש פה נקודה שנקראת טרנזישן קוסט, אוקיי? כשאני עכשיו למשל מצלם סרטונים, ואז אני מפסיק לצלם סרטונים ורוצה, לא יודע מה, לענות על אימיילים, או אני רוצה ללכת לפגישה, אז יש לי איזה כאילו כמה דקות כאלה שהמוח שלי מתרגל למצב החדש, כן? במיוחד עם משימות שהן יותר קשות לנו, נגיד עבור הרבה אנשים נגיד לייצר תוכן, דוגמה לעסק, לשיווק, מטבע זה משימה קשה, אז לעבור למשימה הזאת זה יכול להיות קשה ולקחת זמן ולקחת אנרגיה. שוב, יש את הנושא הזה גם ממש, בין כל משימה למשימה שאנחנו עוברים, בקיצור, הדבר הזה הוא מאוד מאוד מאוד משמעותי. אז כשאני מרכז את המשימות האלה ביחד, בעצם אני חוסך את הטרנזישן קוסט הזה, ואני מכניס את עצמי לפלואו בצורה הרבה יותר חזקה ואני מצליח להספיק הרבה הרבה יותר. עכשיו, ככל שאנחנו נצליח לעשות את הבאטשינג הזה בצורה יותר חזקה, ברוב המקרים זה יהיה יותר יעיל, שוב, כל אחד בהתאם גם לזמנים שלו. אני באופן אישי, משתדל, כל מה שקשור לתקשורת, זאת אומרת וואטסאפים, אימיילים וכו' וכו' וכו' וכו', ממש ממש ממש למזהר. היו תקופות שהצלחתי אפילו הרבה יותר מעכשיו, שבהם בכל מה שקשור לעבודה, ממש עניתי על אימיילים ווואטסאפים בערך פעם בשבוע, זה הכל. היום אני קצת יותר, אבל עדיין יש אחוז מאוד מאוד מאוד משמעותי מהתקשורות שנכנסות אליי, רוב הערוצה תקשורת שנכנסים אליי, בעצם מטופלים פעמיים בשבוע, זה הכל. יש ערוצים בסוימים שאני עוד עושה יותר, אבל באמת הרוב פעמיים בשבוע וכמובן ביחד, זאת אומרת באותה הזדמנות אני לא פעם אחת בודק את האינבוקס במסנג'ר, פעם אחת בודק את הוואטסאפ, פעם אחת בודק את האימייל, כזה הוא נגמר היום, אלא בבת אחת אני עושה את כל אלה ברצף. אז זה השיטה, וגם הדברים שאני כן מסתכל עליהם יותר, אני לא מסתכל עליהם כל היום. אני מרכז את זה לנגיד פעם בבוקר, פעם אחרי הצהריים או משהו כזה. ואז כשאני מרכז את המשימות האלה, אני נהיה הרבה יותר יעיל. שוב, הקלטה של הפודקאסט, אני מקליט הנה שלוש פרקים, שלושה פרקים. זה שיש את ההרצאות עכשיו שמתוזמנות קדימה, שכל יום רבי נגיד בעל, עולה לפודקאסט, מי שומע דרך ספוטיפאי או אפל פודקאסט יודע שמידי יום רבי עולה או רעיון שהתריינתי בפודקאסט מישהו אחר, או איזושהי הרצאה ארוכה שהעברתי, סדנה. אז זה לא שכל שבוע אני מעלה את זה, פעם אחת שמתי, תזמנתי את הכל קדימה, וזהו. אז יש משימות כאלה שאנחנו עושים אותן באצ'ינג, אנחנו עושים אותן פעם אחת ומסיימים איתן לאורך הרבה זמן. אז הדבר הזה הוא כלי, הוא טכניקה מאוד מאוד פשוטה ומאוד מוצאית, נקראת באצ'ינג. מעבר לזה אני אתן ככה ממש כלי, שוב אני סופר פרקטי, הרבה פעמים כשאני מרגיש overwhelmed או שאני מרגיש לחוץ, היום אני כבר עושה את זה בצורה אוטומטית אבל עדיין, פעם הייתי עושה את זה הרבה יותר ממש על דפניה, פשוט יושב, כותב על דפניה את כל המשימות שאני צריך לעשות. ואז מה שאני עושה, באצ'ינג, אני מקבץ, באצ'ינג זה קיבוץ, אני מקבץ את המשימות שדומות אחת לשנייה, למשל אם אני צריך לעשות את זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה ואת זה, עשרים משימות, אני אומר רגע לא, זה לא עשרים משימות, יש את הארבע האלה שהם בערך כאילו תחת אותה כותרת, אפשר לשים אותה, יש את החמש האלה שהם תחת אותה כותרת, את החמש האלה שהם תחת אותה כותרת וכן הלאה, אז אני יכול להגיד אוקיי, אני עושה את הכותרת הזאת, את הכותרת הזאת, את הכותרת הזאת, ואז אני בעצם אהיה גם הרבה יותר אפקטיבי, גם הרבה פחות לחוץ, בקיצור, באצ'ינג כלי מאוד מאוד חזק. הדבר הבא, שוב הוא קשור גם לבאצ'ינג, אבל הוא שם דגש עוד יותר על הנושא של תקשורת, וזה הנושא של חלונות תקשורת ברורים, זה גם כמובן כל מה שקשור לתקשורות נכנסות, שוב בעידן של היום, אנחנו נקרא אינפורמיישן איורה, אנחנו בעולם של תקשורות, אנחנו מקבלים כמות מטורפת של נוטיפיקיישנס, כן, והודעות בפייסבוק ובאינסטגרם ובטיק טוק ובאימייל ובוואטסאפ ובכל מקום, ובאמת הדבר הזה הוא כלי מספר אחד לאובדן שליטה על הזמן שלנו. אז קודם כל, אני אישית דואג לרוב האפליקציות לקבל פחות נוטיפיקיישנס, אני יודע שיש אנשים מסוימים שאני עדיין כן מקבל נוטיפיקיישנס, אנשים ספציפיים שאני או כמובן לא יודע, אשתי או משהו כזה, דברים שאני יודע שיכול להיות מאוד מאוד חופים, או אנשים שאני מקבל מהם ידע הצבת גבולות, כן? אחד הפרקים הכי חשובים, איך שהסאונד שמע פחות טוב אבל עדיין שווה להקשיב לו למרות הסאונד הלא טוב. אז קודם כל צריך לדעת להציב גבולות, כי ברגע שאני מעביר אחריות בצורה אפקטיבית, חלק מהאנשים זה, לא יודע מה, יהיה להם איזושהי התנגדות לזה, אז צריך לדעת להציב גבולות בצורה אפקטיבית, בצורה טובה. אבל מעבר לזה, הדרך הפשוטה או הטכניקה פה, ושאני רוצה לחבר את זה לטכלס, כמו שחיברתי את הכלים הקודמים, זה על ידי לשאול שאלות, אוקיי? אם למשל סתם דוגמה, בן אדם יבוא אליי, נגיד שאני בעל עסק, הוא יבוא אליי עם איזושהי שאלה, נגיד עובד שלי או ספק או כל דבר כזה או אחר. הוא יבוא אליי, גל, מה אתה אומר שנעשה, מה אתה חושב שהקמפיין הזה וכן הלאה. אז בהתחלה, אם אני כל פעם אענה לו, אז הוא כל פעם יבוא שוב ושוב ושוב ושוב עם השאלה. אם לעומת זאת שהוא שואל אותי שאלה, אני אענה לו בשאלה. למשל, אוקיי, מה המטרה של השיחה הזאת? מי הבן אדם שלו מדבר אליו? מה אתה רוצה לעשות ככה? אבל ניתן לו לענות הכל, אחרי שתיים, שלוש, ארבע, חמש, שש, שבע פעמים, הוא כבר יבין לבד מהי צורת החשיבה שאני מצפה ממנו, ואז הוא ידע לענות את התשובות לבד. מעבר לזה, בעצם כך שאני שאלתי אותו שאלות, נתתי לו להגיע לתשובות, וחיזקתי אותו על זה, בעצם חיזקתי לבן אדם את הביטחון שיכול לעשות את הפעולות לבד ולא להיות תלוי בי כל הזמן. רוב האנשים לא יודעים להעביר אחריות בצורה טובה ולכן הם נתקעים כל הזמן, כלואים בתוך המעגל של הבלאגן של עצמם. הדבר הזה גם שוב נכון בבית, הוא נכון עם הילדים שלנו, כן? אם אין לי כל דבר שהבן שלי שואל אותי, כן? אז אני אומר לו פשוט מה לעשות, והוא תקוע, כן? הוא כל הזמן ממשיך לשאול אותי מה לעשות. אם אני שאל אותו שאלות, ואני לא שאל אותו שאלות בטון עצבני, אני שאל אותו שאלות בטון רגוע, אני מחכה שהוא יגיע למסקנות, אני מאוד עדותו ומחזק אותו ולא יורד עליו על זה שהוא יגיע למסקנה, אז לאורך זמן הוא יבנה את הביטחון, הוא יבנה את הדרך שלו, ושוב ככה הרבה מאוד בדברים. הילדים שלי לומדו לעשות לבד, אוקיי? אז אמרנו בטשינג, אמרנו חלונות תקשורת ברורים, אמרנו להעביר אחריות בצורה אפקטיבית. הכלי הבא הוא מה שאני קורא לו טופ טאסקס, זה יכול להיות טופ דיילי או טופ וויקלי, יש גם טופ קווטרלי, אבל לא משנה, בגדול מה שזה אומר זה שלכל יום או לכל שבוע יש את המשימות הכי הכי חשובות. עכשיו הנקודה הזאת גם הייתה בפרק של איך לחסוך שלושות בשבוע, כי זה כל כך חשוב, אבל מה הכי חשוב לי היום? תראו, רוב הפעמים בינינו יש לנו רשימות משימות ארוכות, שלא נאמר אינסופיות, כי תגידו לי אתם, כנראה, רוב הפעמים ברגע שרשימת המשימות שלכם יותר זמנים ויהיה על הכל, אתם כבר יודעים שיש לכם עוד הרבה דברים לעשות, אז הרשימת משימות שלנו היא אינסופית, ולכן העבודה שלנו בניהול זמן זה לא איך להספיק את כל המשימות שלנו, זה בלתי אפשרי, אלא איך להספיק יותר משימות אולי, כמו פייצ'ינג, כמו החלונות תקשורת, כמו אפקטיבית, כמו פלואו, כמו עברת אחריות, אבל לא פחות מזה זה תיעדוף, זה לדעת מהם המשימות ששווה לי להשקיע בהן את הזמן, את האנרגיה, את המשאבים שאני צריך כדי לוודא שהן מתפקמים. אחת הדרכים המשמעותיות ומעניינות לעשות את זה זה לשאול את עצמי על המשימות שלי, בין המשימות האלה אם אני אעשה אותן בסוף היום, אני ארגיש וואו שעשיתי משהו משמעותי, או מהם המשימות שבעוד שבוע מהיום, בעוד חודש מהיום, בעוד שנה מהיום, אני אגיד וואלה טוב שעשיתי את זה כי זה באמת קידם אותי. ואז אני יודע לתעדף את הדברים המאוד מאוד חשובים על חשבון הדברים הפחות חשובים. אני אגיד שרוב האנשים שאני מכיר, ברוב האנשים שעבדתי איתם, ברמת האמון והליווי, משקיעים המון המון המון שעות בדברים שלא רק שהם לא בטופ, הם שבע דרגות מתחת לטופ, וזה הרבה פעמים דברים שאם לא נעשה אותם פשוט לא יקרה כלום. עכשיו אני יודע שזה קונספט שמשגע לפעמים אנשים, כי בסוף זה נראה לנו שאם יש לנו רשימת משימות אז אנחנו חייבים לסמן וי על הכל. אבל במציאות אם אנחנו מבינים שאנחנו בכל מקרה לא נסמן וי על הכל, אנחנו צריכים לעשות איזשהו סוג של ניהול עלויות או משהו כזה, ולשאול את עצמנו אוקיי, אם אני לא עושה משימה אחת, מה המחיר של זה, ואם אני לא עושה משימה שנייה, מה המחיר של זה. הרבה אנשים למשל שהם עצמאיים, הוא אומר לסתם אני לא יכול לא לעשות את הדבר הזה בעבודה, כי אם אני לא אעשה את הדבר הזה בעבודה אני אפסיד כסף, דוגמה. אבל מהצד השני הם מפספסים שאם הם כל הזמן אומרים אם אני לא אעשה את הדבר הזה בעבודה אני אפסיד כסף, אז בסוף הם יעשו את כל המשימות בעבודה, ואז הם יתגרשו, ויפסידו הרבה יותר כסף, ויפסידו את הנשמה שלהם, את הילדים שלהם, ואת החיים שלהם. או שהם לא יתאמנו ואז יפסידו את החיים שלהם להתקף לב. אז השאלה היא כמה כסף באמת אני אפסיד אם אני לא אעשה את הפעולה הזאת, נגיד בעבודה. ולעומת זאת, מה אני אפסיד אם אני לא אעשה את האמון, מה אני אפסיד אם אני לא אשחרר לעצמי זמן לתחביבים שלי ואני אכנס לברנאוט, מה אני אפסיד אם אני לא אשקיע את הזמן הזה בזוגיות שלי, בהורות שלי, בדברים האחרים שחשובים לי בחיים. אז באמת לשאול את עצמי אחד מה הטופ, מה הדברים הכי חשובים, ומה המחיר של לא לעשות משהו. והרבה פעמים אנחנו נגלה שהמחיר של לא לעשות משהו, במיוחד אם זה מרגיש לנו שאנחנו חייבים לעשות אותו, הרבה פעמים הוא הרבה יותר נמוך ממה שנדמה לנו. הטכניקה החמישית זה מה שנקרא נט טיים, טוני רובינס קורא לזה נט טיים, no extra time, וזה אומר להשתמש בזמן כפול. אני באופן אישי, עד לא מזמן הייתי נוהג די הרבה שעות בשבוע, ואז הבנתי שלנהוג זה פשוט משימה שגוזלת הרבה מאוד זמן, ומבחינתי, בגלל שאני מבין כמה הכביש מסוכן, שוב, קצת כזה שיעור זהירות בדרכים באמצע הפודקאסט, אבל אני לא אוהב להתרכז בדברים אחרים כשאני נוהג, אני מבחינתי שזה מאוד מאוד מסוכן, לא בא לי לאבד לא את החיים שלי ולא בא לי לגרום לנזק לאנשים אחרים, ולכן אני לפעמים עדיין נוהג, אבל רוב הזמן אני או, אם אפשר, נוסע ברכבת, או במונית, אני לוקח הרבה מוניות, וזה כיף לי, ואז אני יכול להתרכז במשהו אחר בזמן הנסיעה, בין אם זה רכבת, בין אם זה מונית, תלוי לאן אני צריך להגיע, תלוי בשלט הפקקים וכן הלאה. אבל אם אני יושב מאחור במונית, שזה המקום האהוב עליי, אז אני יכול לנהל שיחות עם אנשים, נכון? שלא יכולתי לנהל בטלפון, נגיד, כן, אני לא אוהב לנהל שיחות בנידור, אבל אם אני במונית, אני יכול לנהל שיחה ולעשות שיחות עבודה תוך כדי הנסיעה שלי. אם זה ברכבת, שזה הרבה פעמים אני אוהב, אם אני צריך לעשות עבודה שהיא מול מחשב, נגיד, לשבת, לכתוב מאמרים, לכתוב פודקאסטים, לכתוב ווטאבר תכנים, זה אחלה זמן לעשות את זה, אוקיי? אז באמת לחשוב על no extra time. מצד שני, צריך לדעת שגם צריך לנהל את הדבר הזה. באופן אישי, לדוגמה, בזמן אימון, כשאני מתאמן, אני יודע שזה נשמע מוזר מה שאני הולך להגיד עכשיו, אם אני עושה ריצה או משהו כזה, אז אני אשמע מוזיקה ולפעמים אפילו פודקאסט, אבל באימונים האחרים שלי, אני הרבה פעמים לא שומע מוזיקה. למה? כי אני רוצה גם קצת להגן על המוח שלי ולתת לו איזשהו זמן מנוחה והפסקה ברמה מאוד מאוד עמוקה, זמן של שקט. אני לא אומר לכם לא לשמוע פודקאסטים עוד יותר זמן, אז יש את הפרק איך לחסוך עשר שעות בשבוע, מזמין אתכם להאזין לפרק הזה, יש את הפרק על תכנון, וכמובן אני מאוד מאוד אשמח אם תוכלו לדרג את האפליקציה, לעשות עליו לייק, את הפודקאסט לעשות עליו לייק, או לדרג אותו חמישה כוכבים, תלוי באיזה אפליקציה אתכם, זה מאוד מאוד עוזר לי. אז זהו, אוהב אתכם מלא, שיהיה לכם המון המון מלא צלחה, ונתראה בפרק הבא.