אחד הכלים החשובים ביותר להצלחה בכל תחום, במיוחד כשמדובר על תחומים מורכבים, הוא תכנון. עם זאת, רוב האנשים לא באמת מתכננים בצורה מסודרת שום דבר, לכל היותר הם עושים ״רשימת משימות״. במאמר הזה אני אלמד אתכם שיטה פשוטה ועוצמתית ליצור תוכנית מעשית ופרקטית לכל דבר משמעותי שאתם רוצים לקדם, בהתאם לתחום ולניסיון שלכם אתם כמובן יכולים לשנות קצת את העקרונות שאני מלמד פה בשביל שיתאימו לכם, אבל באמת שזה לא הכרחי.
למה אנשים לא מתכננים
אם תכנון זה כלי כל כך חשוב, איך זה יכול להיות שרוב האנשים לא מתכננים בצורה רצינית שום דבר? הסיבה המרכזית היא שלמרות שברור לכולנו ש״כדאי״ שתהיה לנו תוכנית, אנחנו לא באמת יודעים איך לעשות את זה.
סוג אחד של אנשים ימצא את עצמו כל הזמן בתכנון יתר, יוצר מסמכים ותוכניות ארוכות ומסורבלות שבסופו של דבר גוזלות כל כך הרבה זמן ביצירה שלהם ואחר כך כל כך קשה למצוא בהן את מה שאנחנו מחפשים שבכלל לא משתמשים בהן.
הסוג השני של האנשים פשוט ישב מול דף ריק, במקרה הטוב, ולא ידע מה לעשות, אם תהיה שם נחישות עילאית באותו רגע – תצא לנו, כמו שאמרתי קודם ״רשימת משימות״.
בכל מקרה, שני הסוגים של האנשים במהירות מגלים שנוצרים פערים אדירים בין התוכניות שלהם ליישום ולתוצאות בשטח ולכן לאורך זמן הם זונחים את אותן התוכניות. היעילות המוטלת בספק והתסכול שבפער בין התכנון למציאות לרוב מספקים רגש שלילי שיגרום לאדם להמנע מלתכנן מראש בפעם הבאה.
אם בכל פעם שהייתם מבשלים עם מתכון מאתר מסויים, האוכל שלכם היה יוצא מגעיל, שונה לחלוטין ממה שדמיינתם או ממה שהיה מפורסם בתמונות – אני די משוכנע שגם אתם הייתם מפסיקים להיעזר באותו אתר.
התוכנית שניצור היום: תוכנית סופר-אפקטיבית
היום במאמר הזה אנחנו נפתור את שתי הבעיות המרכזיות של התוכניות שעד כה יצרתם בחיים שלכם, תהיה לכם שיטה ברורה וחד משמעית איך לתכנן – מה שיחסוך לכם המון זמן וכאב ראש, והתוכנית תהיה כל כך פרקטית שתוכלו להסתכל עליה ולהיעזר בה כדי להפיק תוצאות טובות יותר.
אם בא לך לקבל דפי תכנון מעוצבים להדפסה על בסיס השיטה הזו – אפשר להוריד אותם כאן
נשמע טוב מכדי להיות אפשרי? בואו נראה.
איך התוכנית שלנו אמורה להראות?
אני מאמין שאם התכנון הוא כל כך מסובך שאי אפשר למצוא את מה שאנחנו מחפשים בתוכנית, היא הופכת מיד לחסרת תועלת, לכן אני משתדל שכל תוכנית שאני בונה תוכל להכנס לדף A4 אחד, בכתב גדול, עם רווחים גדולים. ככה אני יודע שבכל פעם שאני אהיה מבולבל, לא אדע איך להתקדם או שיהיה לי חוסר במוטיבציה התוכנית שלי תוכל לעזור לי במהירות ובקלות.
ואלו הן בדיוק המטרות של תוכנית סופר-אפקטיבית:
- לחדש מוטיבציה: במיוחד אם הפרוייקט מתמשך, התוכנית צריכה להזכיר לי למה המשימות חשובות ולמה אני עושה את זה מלכתחילה.
- ליצור בהירות: מה צריך לעשות בכל שלב, איך להתמודד אם פתאום אני מרגיש חוסר וודאות, מה אם משהו שעשיתי לא עובד?
- לספק אפשרויות: תוכנית לא צריכה לכלוא אותי, היא צריכה לספק לי אפשרויות, לתת לי יותר חופש ויכולת להגשים את המטרות שלי.
שלב ראשון: הגדרת המטרה
תוכנית היא לחלוטין, ב-100% חסרת תועלת, אם אין לה מטרה, כמו גם כל פעולה אחרת שאנחנו עושים. המטרה לא חייבת להיות חומרית, כלכלית או הישגית – היא יכולה להיות רוחנית, רגשית או אפילו להרגיש יומיומית – אבל בלי מטרה לתוכנית אין משמעות.
במאמר אחר באתר (איך ליצור תכנון יומי ושבועי אפקטיבי) כתבתי בהרחבה איך ליצור מטרות ארוכות טווח וקצרות טווח ובמאמר נוסף (רמות לוגיות – 5 דרכים שמובילות לכל יעד) איך להגדיר את המטרות שלנו ברמות הסתכלות שונות.
בסופו של דבר אבל, הכי חשוב שהמטרה תהיה ברורה, פשוטה להבנה ולמדידה וכזו שאני מאמין שאני יכול להשיג.
שלב שני: הבהרת הערכים שמאחורי המטרה
מטרות זה חשוב והן ממלאות אותנו בבהירות ומוטיבציה, עם זאת, פעמים רבות אנשים נשאבים למטרות ספציפיות ושוכחים את התמונה הגדולה, אני ממליץ בכל תוכנית לכתוב, מתחת למטרה את הערכים המרכזיים שהמטרה אמורה לשרת.
הסיבה שזה כל כך חשוב היא שלפעמים אנחנו כל כך מתמקדים במטרה שלנו שאנחנו לא שמים לב שאנחנו עובדים נגד הערכים שלנו ובכלל לא משיגים את מה שבאמת חשוב לנו. יתרון נוסף בכתיבת הערכים בדף התוכנית הוא שזה מאפשר לי לחשוב בצורה יצירתית יותר איך אני יכול להגשים את מה שהכי חשוב לי, גם אם זה אומר לשנות קצת את המטרה שהגדרתי.
הרי אם המטרה היא להרוויח X כסף עד התאריך Y והערכים שאני באמת רוצה להשיג הם חופש וביטחון, אולי אם אני אשנה קצת את המטרה אני אצליח להגשים את הערכים האלה בצורה מלאה יותר.
שלב שלישי: קביעת אבני דרך
אבן הדרך הראשונה שאנחנו צריכים לקבוע היא האחרונה, בעת הגשמת המטרה, איך אני אדע שהצלחתי? איך אדע שהגשמתי את המטרה שלי? התיאור צריך להיות ברור וקל להבנה.
אחר כך נגזור אחורנית ונקבע אבני דרך נוספות מהסוף להתחלה. איך אדע שאני ממש קרוב להגשמת המטרה שלי? איך זה יראה? מה יהיו המדדים עליהם אני אתבסס? ואז שוב ושוב עד שאגיע לאבן דרך קרובה מספיק למקום שבו אני נמצא עכשיו כך שארגיש שאני יכול בקלות להתקדם עד לשם.
שלב רביעי: יצירת מפת רעיונות
בניגוד לתוכניות קלאסיות וגרועות שאומרות לנו מתי צריך לעשות כל דבר ולאן בדיוק צריך להגיע בכל תאריך, מה שלעולם לא עובד ויוצר רק תסכול וחוסר סיפוק, בתוכנית שלנו תהיה לנו מפת רעיונות. אחרי שהחצי הראשון של העמוד שלנו מלא במטרה שלנו, בערכים שלנו ובאבני הדרך, מה שממקד אותנו בכיוון בו אנחנו צריכים ללכת ונותן לנו מוטיבציה לפעול – החלק התחתון של הדף יתן לנו רעיונות איך להגיע לשם.
כן, לפעמים בפרוייקטים מורכבים דף אחד לא יספיק, אז הדף הראשון יהיה המטרה, הערכים ואבני הדרך והדך השני יהיה מפת הרעיונות – בכל מקרה אני לעולם לא בונה תוכנית של יותר משני עמודים. אני מעדיף פשוט להקטין את הפרוייקט ולחלק אותו למספר תת פרוייקטים שלכל אחד יש תכנון פשוט וממוקד.
את מפת הרעיונות אני אוהב לחלק ל-4 חלקים, אפשר לחלק את זה אחרת, אבל הדבר הכי חשוב הוא לכתוב את כל הרעיונות שלכם, זה לא מחייב אתכם לעשות כלום – רק נותן לכם עוד אפשרויות, רעיונות והשראה.
חלק ראשון: פעולות אסטרטגיות
בחלק הזה אני כותב את הפעולות הכי קטנות, פשוטות וזמינות שיכולות ליצור את האפקט הכי משמעותי. בחלק הזה אני גם משקיע הכי הרבה זמן, כי אם אני אגיע לעוד רעיונות בחלק הזה, אני אוכל להגשים את המטרות שלי במהירות גבוהה יותר ובקלות רבה יותר. לא לכל פרוייקט יש הרבה פעולות אסטרטגיות ברורות ולפעמים הפעולות הכי אסטרטגיות הן דברים שאני שונא לעשות ולכן לעיתים אני אוותר עליהן, אבל ברוב המוחלט של המקרים – מרבית המיקוד שלי בפרוייקט הוא לוודא את הביצוע היעיל והאיכותי של הפעולות האסטרטגיות.
חלק שני: אנשי מפתח
רשימת אנשי המפתח היא לא פשוט רשימה של אנשים שיכולים לעזור לכם בפרוייקט, אותם אתם יכולים לכתוב בחלק הרביעי. ברשימה הזו אנחנו נכתוב אנשים שיכולים בקלות יחסית וללא הרבה מאמץ מהצד שלהם ליצור התקדמות מאוד מאוד משמעותית בפרוייקט שלנו. בנוסף, בשביל להכנס לרשימה הזו לאדם צריך להיות קשר אישי קרוב איתנו או אינטרס מובהק לעזור לנו או לפרוייקט שלנו – אחרת, זה עלול להיות מאמץ גדול לגייס את האדם הזה וזה כבר פחות אסטרטגי.
זה לא אומר כמובן שלבקש עזרה מאנשים אחרים או לעבוד קשה כדי לגייס איש מפתח זה דבר רע, אלו רעיונות מעולים שמקומם פשוט בשלב בחלק הרביעי והאחרון.
חלק שלישי: הרגלים פשוטים וקלים
גם פה המפתח הוא על ״פשוטים וקלים״ מדובר על פעולות קטנות שאם אדאג לבצע אותם באופן יומי או שבועי יצרו לאורך זמן תוצאות ענקיות ויקדמו אותי מאוד לעבר המטרות שלי.
חלק רביעי: כל שאר הרעיונות
פה אפשר להכניס את כל הרעיונות הטפשיים, הפעולות הקשות אבל שוות, האנשים הנוספים שיכולים לעזור, ההרגלים הקשים שאולי יהיו משתלמים ואולי לא, בעיקר יהיה פה בנק אדיר של רעיונות נוספים שיתן לנו השראה. בנוסף, יכול להיות שחלק מהדברים האלה יהיו מהנים ונעימים לנו ולכן נבחר לעשות אותם למרות שהם פחות יעילים – זה לחלוטין מותר ואפילו מומלץ.
להחליט כל כמה זמן מסתכלים על התוכנית
אחת לשבוע זה אחלה, אחת ליום לפעמים זה הכרחי, יש תוכניות שאפשר להסתכל עליהן אחת לחודש, לרבעון או לשנה – אבל אז הסיכון שנצא מפוקוס גדל.
השאלה הכי חשובה לסיום היא – מהי המטרה או הפרויקט הראשון שבשבילו תבנו תוכנית?
אם בא לך לקבל דפי תכנון מעוצבים להדפסה על בסיס השיטה הזו – אפשר להוריד אותם כאן
בכל אופן אני מאחל לכם בהצלחה!
