לצפייה ישירה: 14 שיעורים מוקלטים באיכות HD! לחצו כאן עכשיו 👈🏻  קורס שפת גוף בחינם

איך לנהל זמן ביעילות, 5 חוקים לניהול זמן

המשאב היקר ביותר שיש לכל אחד ואחת מאיתנו הוא המשאב היחיד שלא משנה מה נעשה לא נוכל לקבל אותו בחזרה אם בזבזנו אותו, מדובר כמובן על הזמן שלנו. 

לא רק שהוא משאב יקר וחשוב, הזמן שלנו הוא גם המשאב הכי שוויוני שיש, למיליונרים והומלסים יש בדיוק את אותן 24 השעות במהלך היום ואם אנחנו אנשים שרוצים להצליח בגדול, עלינו לשאול את עצמנו מה אותם אנשים מצליחים עושים עם הזמן שלהם, איך הם מנהלים את הזמן שלהם בצורה חכמה ואולי חשוב יותר – מהם עקרונות ניהול הזמן בהם הם השתמשו בשביל להגיע להצלחה הזו מלכתחילה.

במאמר הזה נעבר על 5 העקרונות החשובים ביותר לניהול זמן אפקטיבי.

חוק #1: לעולם לא לבזבז זמן על דברים לא רלוונטיים

חוק מספר אחד אומר, לעולם לא לבזבז זמן על חרטה. אחד הדברים שכולנו מבזבזים עליו זמן, אנרגיה ומאמץ הוא חרטה. אנחנו צריכים להבין שאם אנחנו עושים משהו וזה לא הצליח החרטה על כך לא תשנה את התוצאה שהתקבלה.

לבזבז זמן על העבר, לנסות לנחש מה יכול היה להיות טוב יותר, אילו רק הייתי עושה משהו אחרת, זה בזבוז זמן מוחלט. מיקוד בחרטה גם מוריד את הביטחון העצמי שלנו ומונע מאיתנו לקבל החלטות טובות בעתיד, מה שגורם לבזבוז זמן נוסף. לכן זה לעולם לא רעיון טוב לבזבז זמן על חרטה ולנתח באופן מוגזם את הטעויות שלנו.

כמובן שחשוב ללמוד מהטעויות שלנו, אבל, למידה מטעויות מקבלת אצל רבים חשיבות דרמטית מידי. ללמוד מטעויות זה נחמד אבל זה לא יעיל כמו ללמוד מהצלחה. הסיבה לכך פשוטה: למידה מטעות עוזרת לדעת מה לא לעשות אבל לא מלמדת אותנו מה הדרך הנכונה, למידה מהצלחה עוזרת לנו לדעת מה כן לעשות שוב.

האמת היא שלנסות ללמוד מטעויות זה אפילו גרוע יותר ממה שזה נראה, כי לפעמים אנחנו כן נעשה את הדבר הנכון והבעיה היא בסך הכל שלא התאמנו עליו מספיק או שפספסנו איזה פרט קטן. זו הדרך שבה אנשים מגבילים את עצמם ומונעים מעצמם לנסות שוב את הדברים שבסופו של דבר היו יכולים להוביל אותם להצלחה.

למשל, נניח שבחרנו לסמוך על מישהו אם זה בעבודה או במערכת יחסים ואז הם בוגדים בנו או פוגעים בנו. אם ננסה ללמוד יותר מידי מה"טעות" הזו, אם נחשוב יותר מידי , מה עשינו לא בסדר,  מה יש לנו ללמוד מזה, אנחנו עלולים להתקשות לסמוך על אנשים בפעם הבאה.

למצוא את הטעות הנכונה בכל אי-הצלחה זה לעיתים קרובות מאוד קשה, כל כך קשה שזה לרוב כמעט בלתי אפשרי.

קל יותר פשוט לעשות את זה שוב, אולי לעשות את זה בצורה אחרת ולמצוא משהו שעובד במקום לנסות ולבזבז זמן בניסיון לתקן את מה שלא עובד, הרבה פעמים גם בעסקים וגם בחיים עדיף פשוט למצוא משהו, דבר אחד שעובד ולהתמקד בו. 

במקום לנסות לתקן, פשוט לנסות מחדש. לעולם אל תבזבזו זמן על חרטה, נרצה תמיד ללמוד כמה שיותר מהניצחונות שלנו ולא מההפסדים, מהדברים שעובדים ולא מהתחומים שאנחנו נכשלים בהם.

חוק #2: הצבת ציפיות ברורות

חוק מספר שתיים זה תמיד להציב ציפיות ברורות לפני שמתחילים לעבוד עם אנשים אחרים. דבר שמייצר בזבוז זמן אין סופי הוא לעשות משהו עם אנשים אחרים ללא תיאום ציפיות. 

יש את האמירה שאם אתה רוצה ללכת מהר, כדאי לך ללכת לבד ואם אתה רוצה ללכת רחוק כדאי לך ללכת ביחד. אם אנחנו רוצים ללכת גם מהר וגם רחוק, אנחנו חייבים ללכת ביחד אבל לייצר את המהירות על ידי תיאום ציפיות איכותי ובכך לאפשר לכל אדם לנוע מהר ממש כאילו הוא רץ לבד.

אז לפני שאתם עוברים לגור עם בן / בת הזוג או מתחתנים, אתם מציבים ציפיות ברורות. לפני שנולדים ילדים, אנו מציבים ציפיות ברורות למה חשוב לנו בכל מה שהולך לקרות. לפני שמקימים פרויקט חדש, יוצרים תיאום ציפיות.

כמובן שכדאי להפעיל גמישות, כמובן שגם ניתן לשנות דברים תוך כדי, עדיין, תיאום ציפיות איכותי מראש, חוסך המון המון זמן.

נניח שאנחנו מעסיקים מישהו או פותחים שותפות עסקית, עלינו לחשוב, מה הן הגדרות התפקיד והציפיות ממנו. רוב המנהלים נכשלים מכיוון שהם לא מציבים ציפיות ברורות עם העובדים שלהם, הם נותנים להם תיאור תפקיד ומצפים מהם פשוט לעשות את זה. כשהם מנסים לעשות זאת המנהלים מתערבים להם יותר מידי ולא מאפשרים להם לבטא את עצמם בתוך הגדרת התפקיד שלהם, בסוף האדם מרגיש שיש לו הגדרה מפוארת לתפקיד אבל בעצם לא נותנים לו אחריות של ממש.

חוסר בתיאום ציפיות יוצר תסכול, כשלונות מיותרים ובעיקר בזבוז של זמן ואנרגיה.

חוק #3: מה בדיוק אנחנו רוצים

החוק השלישי הוא להבהיר, מול עצמנו ואחרים, מה בדיוק אנחנו רוצים. ככל שניצור יותר בהירות סביב המטרות והשאיפות שלנו, נהיה יותר אפקטיביים. כשנדע מה אנחנו בדיוק רוצים נוכל לבזבז משמעותית פחות זמן על דברים שלא קשורים ללב המטרות שלנו.

כשהתחלתי לעבוד עם אלכס לדוגמה, שהוא אחראי על כל שיתופי הפעולה העסקיים שאנו עושים, נתתי לו תוצאה מאוד מאוד ברורה. אמרתי לו, שאנחנו רוצים שותפויות שיעזרו לנו ללמד NLP כמה שיותר אנשים, ואם הוא נתקל בהזדמנויות כאלה מצוין ואם מגיע אליו כל דבר שלא קשור להשגת המטרה הזאת אז שלא יבזבז את הזמן שלו על זה.

כמובן שבהמשך זה התרחב ועכשיו אנחנו יותר גמישים. אבל בהתחלה זה היה המיקוד שלנו ולכל דבר אחר אמרנו לא כל פעם מחדש. לא כי היה מדובר הצעות גרועות, אלא משום שזה לא היה המיקוד שלנו. אם לא נהיה ממוקדים במה שבאמת הכי חשוב לנו בסופו של דבר נהיה עסוקים מאוד בעשייה של מה שאחרים רוצים.

לכן בהירות לגבי המטרות שלנו זה כלל חשוב מאוד לחיסכון בזמן.

חוק #4: לקבל החלטות לא חשובות באופן מיידי

דבר שאני יודע שקשה להרבה אנשים, זה לקבל החלטות לא חשובות באופן מיידי. הכלל הזה מאתגר לעיתים גם אותי, פעם הייתה לי אמונה כללית שאני גרוע בקבלת החלטות. עם השנים פיתחתי את המיומנות של קבלת החלטות ובעיקר את המיומנות של לקבל החלטות במהירות.

מהן החלטות לא חשובות שאותן חייב לקבל מהר?  כרגע נדבר על שני סוגים של החלטות כאלה.

הסוג הראשון הן החלטות שגם שבמקרה הכי טוב או במקרה הכי גרוע, להחלטה הזאת לא תהיה השפעה דרמטית על המטרות המובילות ועל השאיפות שבאמת חשובות בחיים שלנו. את ההחלטות האלה ננסה תמיד לעשות באופן מיידי. 

החלטות כמו מה ללבוש היום, מה לאכול בצהריים, מה להגיד בשיחה יומיומית עם אדם כלשהו. לצורך קבלת החלטות כאלה נשתדל להקדיש כמה שפחות זמן.

סוג שני של החלטות לא חשובות הן כאלה שעשויות להיראות חשובות מכיוון שיש להן השפעה גדולה, אבל חלק מהחלופות או כל החלופות טובות או גרועות באותה מידה.

לדוגמה אם למשל, נרצה להשקיע בנדל"ן, אני לא אומר שזה דבר טוב או רע, אני לא מומחה בנדל׳׳ן אבל נניח שזה מה שהחלטנו ואנחנו עומדים לפני החלטה האם אתה צריך להשקיע בבניין A או להשקיע בבניין B.

לבניין A יש בין 6% ל-8% שיעור תשואה, לבניין B יש 5% עד 7% אבל הוא קרוב יותר לבית שלנו, ולכן יקל עלינו ברמת הניהול של הנכס.  כמובן, במידה ואנו מתכננים להפוך למשקיעי נדל"ן מקצועיים יכול להיות שזו החלטה חשובה ועקרונית, אבל אם מדובר בהשקעה אחת או שתיים שאנחנו מתכוונים לעשות התשובה היא שזה ככל הנראה לא ממש משנה, כי אנחנו לא באמת יכולים לדעת כמה תשואה הפרוייקטים האלה יחזירו.

יש סיכוי שהפרויקט A יהיה רווחי יותר, אבל לא בטוח ואתה לא באמת יודע. זו החלטה שנראית כאילו היא חשובה מכיוון שזו החלטה גדולה, כי אנחנו מוציאים פה, לצורך הדוגמה,, הרבה כסף. אבל עדיין, מכיוון שנראה כי שתי האופציות טובות פחות או יותר באותה מידה, זה הופך אותה להחלטה לא חשובה ולכן גם אותה כדאי לקבל באופן מיידי.

אותו הדבר כשזו החלטה גרועה, כשאתה צריך להחליט בין שתי אופציות גרועות, אם נראה שהם גרועות פחות או יותר באותה המידה – אפשר להחליט באופן מיידי.

בשביל לחסוך אפילו יותר זמן, נוכל לתת לאנשים אחרים לקבל עבורנו החלטות לא חשובות. כאלה שהן לא קיומיות לנו או לעסק שלנו, כמובן שככל שמדובר בהחלטה משמעותית יותר כדאי להעביר אותה לאדם שעליו אנחנו סומכים יותר.

כשקיבלנו לעבודה אשת שיווק חדשה היא ישר הסתכלה על הדף נחיתה של הקורס הראשי שלנו ואמרה שזה ארוך מידי וזה לא טוב. אני ידעתי שהדף הזה טוב ועובד וכשהיא בקשה לשכתב ולקצר אותו הסברתי לה שאני לא חושב שזה רעיון טוב והיא עדיין חלקה על דעתי וביקשה ממני לקבל את ההחלטה.

למרות שלכאורה מדובר בהחלטה חשובה מכיוון שאז 70% מהכנסות העסק נבעו מהעמוד הספציפי זה. אמרתי לה שיש לה את דעתי ושהיא יכולה להחליט מה שהיא חושבת לנכון באותו הרגע. אז היא החליטה לשנות את זה.

כשהשינוי שהיא עשתה לא עבד, תוך שלושה ימים היא קיבלה החלטה נוספת שהיתה לשנות את הכל בחזרה. אז זה נכון, במשך שלושה ימים היו לנו קצת פחות הכנסות. אבל היא קיבלה שיעור שלא באמת הייתה לי דרך זולה יותר ללמד אותה, אילו הייתי מקבל את ההחלטה במקומה היא הייתה לנצח ממשיכה לחשוב שהגישה שלה הייתה נכונה.

חוק #5: אל תתנו לדברים להפריע לכם

חוק מספר חמש הוא לא לתת לדברים להפריע לנו. כשאני אומר דברים, אני מתכוון לכל דבר. בדרך כלל, מה שקורה זה שלאנשים יש מטרה, והם מתחילים ללכת בדרך מסוימת כדי להשיג אותה. הבעיה היא שהם לא עושים כל מה שצריך כדי להשיג את זה, הם הולכים על זה עד שמשהו מסיח את דעתם.

אז אני חושב שעסקים זה הדוגמה הרלוונטית והקלה ביותר מכיוון שכל כך הרבה אנשים, מנסים להקים עסקים חדשים, מנסים ליצור פרויקטים חדשים והם נותנים את כל כולם לעסק, הבעיה היא שהם לא ממשיכים עד שהם מבססים אותו או עד שהם יוצרים משהו שבאמת עובד.

רוב האנשים ממשיכים רק עד שמשהו קורה. עד שהם מרגישים שזה בא על חשבונם, או שלא מסתדר להם עם הרואה חשבון או שהמשפחה חושבת שזה לוקח להם יותר מדי מהזמן או עד שמשהו מסיח את דעתם.

הדרך הקלה ביותר לוודא שדברים לא מסיחים את דעתנו היא לנסות לנהל באופן יזום כל תחום בחיינו. לדוגמה, אם יש לי מטרה אחת, למשל אני רוצה להקים עסק או לרדת במשקל ואני מתכנן את הזמן שלי רק כשהמטרה הזו בראש – זה לעולם לא יעבוד לטווח הארוך.

יש אחוז קטן מאוד של אנשים, שיכולים להיות מאוד מאושרים על ידי הגשמה בתחום אחד בלבד כמו ספורטאי עילית למשל, אם אתם סוג כזה של אנשים תשכחו את מה שאני עומד לומר. אבל עבור רוב האנשים, על מנת שנוכל להיות מאושרים, עלינו לתת מקום לתחומים השונים בחיינו.

מקום למשפחה ,לבריאות, לקריירה, לזוגיות, הכל חייב להיות בצמיחה. לרוב, מספיק שדבר אחד יצא מאיזון ואנחנו לא נהיה מאושרים. מספיק שתחום אחד יהיה בירידה משמעותית בשביל להחריב לנו את מצב הרוח.

לכן, עבור רובנו, כדאי לנהל את החיים שלנו באופן יזום, לנהל את החיים שלנו באופן פרואקטיבי. עלינו לוודא בזמן שאנו רודפים אחר המטרה העסקית שלנו, למשל, בזמן שאנו עושים הכל כדי להקים עסק, עלינו לוודא שאנחנו מתחשבים בבריאות, בזוגיות ובמשפחה.

כדי שלא יתמלא לנו חשבון הבנק רק בשביל שהרופא ידרוש מאיתנו לרוקן אותו בחזרה על טיפולים או תרופות.

מה הקוראים אומרים על הספר ״מנהיגות בטישרט״

בטוח שתרצאה לקרוא גם...

הפרקים החדשים בפודקאסט

הזדמנות שאסור לפספס

להפוך את הידע או סיפור החיים שלך להרצאה מרתקת ורווחית

ללא עלות: הרצאה ביומן בתוך 5 ימים!

גם אם ״עדיין לא גילו אותך״, אין לך עוקבים או רשימות תפוצה!